Arbeitskleidung refinanzieren: Tipps für die Pflegesatzverhandlung
Arbeitskleidung kann in Pflegeeinrichtungen refinanziert werden – wenn die Kosten nachvollziehbar dargestellt und gut begründet werden. Denn wer konkrete Zahlen in die Pflegesatzverhandlung einbringt, erhöht die Chancen deutlich, dass diese Kosten auch bewilligt werden.
Für diese Inhalte haben wir die Expertise von Kirsten Dählmann, Koordinatorin für Hauswirtschaft und Service beim AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V., einbezogen. Sie hat in der Vergangenheit bereits erfolgreich Budgets für Arbeitskleidung in ihren Einrichtungen organisiert. Ihr Praxiswissen zeigt: Arbeitskleidung kann finanziert werden – wenn die Argumentation stimmt und die richtigen Unterlagen eingereicht werden.
So sicherst du dir Budget für Arbeitskleidung
Die Kosten für Arbeitskleidung können in Pflegesatzverhandlungen grundsätzlich als betriebsnotwendige Personalnebenkosten berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass die Kleidung für die Leistungserbringung erforderlich ist, dem Träger tatsächlich Kosten entstehen und die Ausgaben nachvollziehbar belegt werden können.
Dabei ist zu beachten, dass die konkrete Einordnung von der jeweiligen Versorgungsform und der zugrunde liegenden Rechtsgrundlage abhängt – zum Beispiel stationäre Pflege, ambulante Pflege oder Eingliederungshilfe.
Welche Kosten können berücksichtigt werden?
Typischerweise können folgende Kostenbestandteile angesetzt werden:
- Anschaffung von Dienst- und Schutzkleidung
- Reinigung und Desinfektion der Kleidung
- Reparatur und Ersatzbeschaffung
- Mietkosten für Berufskleidung, zum Beispiel im Rahmen von Leasingmodellen
- Logistik- und Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Organisation der Kleidung
Wichtig ist, dass die Kosten angemessen, plausibel und betriebsnotwendig sind. Und vorallem, dass du ein Budget für Arbeitskleidung für die Pflegesatzverhandlung einreichst. Denn dann findet es sehr häufig auch Berücksichtigung. Nutze hierfür unser Musterformular zur Budgetbeschaffung.
Empfehlung für die Pflegesatzverhandlung
Für die Verhandlung mit den Kostenträgern empfiehlt sich eine klare und transparente Aufbereitung der Kosten und ihrer Begründung.
1. Notwendigkeit der Arbeitskleidung begründen
Neben der reinen Kostenhöhe sollte auch die fachliche Notwendigkeit der Arbeitskleidung erläutert werden. Relevante Begründungsansätze sind insbesondere:
- hygienische Anforderungen im Pflegealltag
- Arbeitsschutzvorschriften
- Vorgaben des Qualitätsmanagements
- Maßnahmen des Infektionsschutzes
- Anforderungen an die Bereitstellung und Aufbereitung von Dienst- und Schutzkleidung
Hilfreich ist dabei ein Verweis auf vorhandene interne und externe Grundlagen, zum Beispiel das Hygienehandbuch der Einrichtung, die TRBA 250 (Technische Regel für Biologische Arbeitsstoffe) sowie Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Krankenhaushygiene (DGKH) zur Bereitstellung von Dienstkleidung und zur validierten Aufbereitung.
Daraus gehen - unter bestimmten hygienischen bzw. arbeitsschutzrechtlichen Voraussetzungen - ein striktes Verbot der Heimwäsche oder die Anforderungen an eine professionelle Aufbereitung der Arbeitskleidung durch die hauseigene Wäscherei oder Textildienstleister hervor.
2. Kosten transparent nachweisen
Die Einrichtung sollte nachvollziehbar darlegen können, welche Kosten tatsächlich entstehen. Geeignete Nachweise sind zum Beispiel:
- Rechnungen für Anschaffung, Leasing oder Wäschereileistungen
- Darstellung der Kostenentwicklung der letzten Jahre
- Kalkulation der Kosten pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter oder pro Vollzeitstelle
Eine transparente Kostenaufstellung (hierbei hilft dir unser Musterformular) erleichtert die Bewertung durch die Kostenträger und erhöht die Nachvollziehbarkeit der angesetzten Beträge.
3. Kosten richtig in die Kalkulation einordnen
Je nach Kalkulationsschema werden die Kosten für Arbeitskleidung entweder als Sachkosten oder als personalbezogene Nebenkosten ausgewiesen. Entscheidend ist, dass die gewählte Einordnung nachvollziehbar ist und einheitlich dargestellt wird.
Zudem sollte geprüft werden, ob einzelne Kostenpositionen bereits über andere Ansätze abgedeckt sind. Eine Doppelfinanzierung sollte ausgeschlossen und in der Kalkulation transparent vermieden werden.
4. Tarifliche oder betriebliche Regelungen dokumentieren
Falls der Arbeitgeber aufgrund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung oder arbeitsvertraglicher Regelungen verpflichtet ist, Arbeitskleidung bereitzustellen, sollte dies gegenüber den Kostenträgern erläutert und dokumentiert werden.
Eine solche Verpflichtung kann ein wichtiges Argument dafür sein, dass es sich nicht um freiwillige Zusatzleistungen, sondern um betriebsnotwendige Kosten handelt.
Wann Kosten für Arbeitskleidung anerkannt werden
In der Praxis werden Kosten für Arbeitskleidung von Kostenträgern meist dann akzeptiert, wenn sie angemessen, nachvollziehbar belegt und für den Pflegebetrieb erforderlich sind. Besonders gut begründbar sind Kosten für Dienst- und Schutzkleidung, wenn diese aus hygienischen, arbeitsschutzrechtlichen oder organisatorischen Gründen notwendig ist.
Schwierigkeiten können entstehen, wenn allgemeine Kleidung – etwa weiße Hosen oder Schuhe – ohne klare Verpflichtung des Arbeitgebers oder ohne eindeutigen Bezug zu Hygiene, Arbeitsschutz oder Qualitätsmanagement finanziert werden soll. In solchen Fällen ist eine besonders sorgfältige Begründung erforderlich.
Mögliche Nachweise und Verweise
Zur Unterstützung der Argumentation können insbesondere folgende Unterlagen herangezogen werden:
- Hygienehandbuch der Einrichtung
- Auszug aus dem Hygienehandbuch zur Dienst- und Schutzkleidung
- TRBA 250, insbesondere Abschnitt 4.1.8 zu Umkleidemöglichkeiten und Arbeitskleidung
- DGKH-Empfehlungen zur Bereitstellung von Dienstkleidung und zur validierten Aufbereitung
- Rechnungen und Verträge zu Anschaffung, Leasing, Reinigung und Logistik
- interne Regelungen, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge oder arbeitsvertragliche Regelungen
Häufige Fragen zur Pflegesatzverhandlung und Arbeitskleidung
Kann Arbeitskleidung in Pflegesatzverhandlungen berücksichtigt werden?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen können Kosten für Arbeitskleidung in Pflegesatzverhandlungen berücksichtigt werden.
Entscheidend ist, dass die Kosten für die jeweilige Einrichtung nachvollziehbar entstehen, betrieblich erforderlich sind und fachlich begründet werden können. Die konkrete Einordnung hängt unter anderem von der Versorgungsform, den vertraglichen Rahmenbedingungen und den Anforderungen der Kostenträger ab.
Welche Kosten für Arbeitskleidung können relevant sein?
Relevant können insbesondere die Anschaffung, Bereitstellung, Reinigung, Aufbereitung, Reparatur und der regelmäßige Ersatz von Arbeitskleidung sein.
Welche Kosten tatsächlich berücksichtigt werden können, sollte im Einzelfall nachvollziehbar kalkuliert und gegenüber den Kostenträgern begründet werden.
Welche Nachweise sind für die Pflegesatzverhandlung sinnvoll?
Hilfreich sind Unterlagen, mit denen sich sowohl die Kosten als auch die fachliche Notwendigkeit der Arbeitskleidung nachvollziehbar belegen lassen.
Dazu können beispielsweise Kostenkalkulationen, Rechnungen, Hygienepläne, betriebliche Vorgaben, Gefährdungsbeurteilungen sowie einschlägige Regelwerke und fachliche Empfehlungen gehören.
Welche Rolle spielen Hygiene- und Arbeitsschutzanforderungen?
Hygiene- und Arbeitsschutzanforderungen können eine wichtige Grundlage für die Begründung von Arbeitskleidungskosten sein.
Je nach Tätigkeitsbereich können beispielsweise Vorgaben zur Bereitstellung, zum Wechsel oder zur fachgerechten Aufbereitung von Arbeitskleidung relevant sein. Für Einrichtungen im Gesundheits- und Pflegebereich kann unter anderem die TRBA 250 eine wichtige Orientierung darstellen.
Warum kann eine professionelle Aufbereitung der Arbeitskleidung erforderlich sein?
In bestimmten Arbeitsbereichen muss Arbeitskleidung so aufbereitet werden, dass hygienische Anforderungen zuverlässig eingehalten werden.
Eine validierte beziehungsweise professionell organisierte Aufbereitung kann deshalb erforderlich sein, insbesondere wenn eine Kontamination der Kleidung nicht ausgeschlossen werden kann. Ob und in welchem Umfang dies notwendig ist, hängt von der konkreten Tätigkeit und den geltenden Hygiene- und Arbeitsschutzvorgaben ab.
Ist die private Heimwäsche von Arbeitskleidung immer erlaubt?
Nein, eine private Heimwäsche ist nicht in jedem Fall geeignet oder zulässig.
Je nach Gefährdung, Hygienekonzept und Art der Tätigkeit kann eine professionelle Aufbereitung erforderlich sein. Insbesondere bei möglicher Kontamination sollte geprüft werden, welche Vorgaben aus Arbeitsschutz, Hygieneplan und einschlägigen Regelwerken gelten.
Gilt das Thema nur für stationäre Pflegeeinrichtungen?
Nein. Die Frage nach der Berücksichtigung von Arbeitskleidungskosten kann auch für andere Versorgungsformen relevant sein, beispielsweise für die stationäre Pflege, ambulante Pflege oder Einrichtungen der Eingliederungshilfe.
Die konkreten Voraussetzungen und Finanzierungswege unterscheiden sich jedoch je nach Einrichtung und Versorgungsform.
Kann auch allgemeine Kleidung wie weiße Hosen oder Schuhe berücksichtigt werden?
Das ist in der Regel schwieriger zu begründen als eindeutig erforderliche Arbeits- oder Schutzkleidung.
Je stärker ein Kleidungsstück auch privat genutzt werden könnte, desto wichtiger ist eine konkrete betriebliche und fachliche Begründung. Entscheidend ist, dass nachvollziehbar dargestellt werden kann, warum die Kleidung für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist.
Wie sollte die Kostenkalkulation für die Pflegesatzverhandlung aufgebaut sein?
Die Kalkulation sollte möglichst transparent und nachvollziehbar sein (siehe BP® Musterformular).
Sinnvoll ist eine Aufstellung der Anschaffungs-, Aufbereitungs-, Ersatz- und gegebenenfalls Reparaturkosten sowie eine Zuordnung zu den betroffenen Mitarbeitenden oder Bereichen. Ergänzend sollte erläutert werden, warum die Arbeitskleidung aus betrieblichen, hygienischen oder arbeitsschutzrechtlichen Gründen erforderlich ist.
Ist die Berücksichtigung von Arbeitskleidungskosten automatisch garantiert?
